數位轉型常見的困難，你也有同樣的困擾嗎？
在最近一次聚會中，我和一位公司的老闆閒聊，他分享了在數位轉型過程中所遇到的困難。
「我們的公司正處於擴張階段，辦公室遍佈台北、台中、台南。然而，隨著業務的擴大，我需要同時管理和監控更多的工作進度，這有時候讓我感到相當耗時。」
他的經歷讓我想起了許多其他公司在進行數位轉型時所遭遇的類似問題。為了解決這些問題，我開始與他討論可能的解決方案。
「是否有使用數位工具來協助協調和溝通？」我問道。
他表示：「我們主要使用線上會議工具，因為辦公地點分散，這是目前我們最方便和快速的解決方案。」
「除了線上會議外，您是否曾考慮過自動化部分流程，以軟體來提高同事之間的工作效率？」我進一步詢問。
「以前有同事研究過，計劃建立一個戰情室，集結各個辦公室的資料，但因工作繁忙而中斷了進展。」
想跟上數位轉型的趨勢，一般企業會是公司高層主管透過一個上而下 (Top Down) 的決策流程開始進行。理想上透過數位轉型，能夠提高公司工作效率、降低成本、蒐集數據進行商業策略優化…等。但這樣由上而下的思維，很容易與執行單位落地時產生差距。
不管是因為改變了既有的工作模式、增加工作(需要使用原本沒有的軟體系統)、擔憂工作被軟體取代，這些都會是公司推動轉型過程中的阻礙，很有可能無法達到管理階層的預計效果，但其實這並不是軟體系統本身的問題。
所以像我們這樣的軟體顧問公司加入，協助企業理解公司內不同使用者的需求，在理解業主的目標後，透過數位化的新型工具，協助企業內部落實數位轉型。這邊談到的數位轉型通常會包括三個階段，1. 數位化、2. 數位優化、3.數位轉型
1. 數位化
許多傳統企業在營運的過程中，是將資訊以紙本的方式紀錄下來，而非透過系統化的電腦整合，這樣的過程不但耗時、浪費人力，同時還有安全疑慮的問題．
就我過去與客戶互動的觀察，有許多客戶正朝數位化的過程邁進進，這些客戶公司內部同事們非常習慣使用常見的辦公室軟體。在公司人數少於 10 人的時候尚可透過人力經由 E-mail 、檔案附件的方式做溝通，但是當組織人數超過 40、50 人以上，常會發生檔案遺失、無人交接、或是新進工作內容無通知，造成內部同事需要不斷開會、消耗需多寶貴的人力資源．
因此數位轉型的首要步驟，就是導入數位化的網站系統，將大部分的紙本資料數位化管理，這其實是有一個系統化的做法，透過 10 年以上的數位化系統開發經驗，將過往的紙本、表單資料，轉換成數位化的系統．
實際案例：
案例1. 大型金控集團內部有多家公司的檔案，因應主管機關要求，需要一個新的系統。雲端互動在了解客戶需求後，提出一套有檔案權限控管的管理系統的規劃，讓授權的的服務人員可以在系統內查找需要的客戶資料，也讓主管可以有效控管每個資料的存取，保障公司資訊安全．
案例2. 一家中小型家具貿易公司，內部人員作業時需要處理報價單、出貨單，過往皆是以常見的 Excel 處理，人員常需要做重複操作．透過雲端互動客製化的報價單系統，客戶能夠依照熟悉的現有流程，搭配現代化的網站系統，快速提升公司的營運效率．
2. 數位優化
數位優化是目前台灣多數的企業的發展階段，主要是在公司數位化後，讓楚存在數位系統裡的資料和數據能有效被利用，進一步透過整理資料與分析來優化來工作流程，並結合現有營運模式以幫助企業提高效率，提升產品/服務的品質。
部分企業雖然已經在早先導入數位化的軟體或網站系統，但隨著時代改變，需多業務流程已經有了變化，與此同時，需多新進的需求已經無法在原始的軟體系統上呈現，這便造成公司發展上的貧頸．
此時，最佳的思考策略會是，重新排序公司目前業務面上的流程，將重點的功能系統拆解，一步步優化每個流程。切忌想要一步到位，據我們超過上百件的開發經驗，通常從部分優化開始進行，讓組織內部同步更新工作流程，搭配軟體發展，最後較能產出符合管理層預期的結果。
實際案例：
案例1. 大型科技公司，舊有系統已經超過 10 年以上的時間，許多資料階層疊床架屋，但是資料庫本身複雜難以調整。雲端互動透過用戶訪談，協助客戶梳理資料類型，透過一套系統性的設計語彙，規劃出完整的介面和資料流，方便客戶搜尋不同類型的資料，改善客戶使用體驗，減少溝通成本，提升整體公司業績．
案例2. 大型硬體經銷商，原始系統並非建置在網站系統上，熟悉系統操作只有特定人員，當越來越多的行銷活動需求產生時，原始系統已經無法配合行銷人員彈性的需求．雲端互動透過完整的使用體驗設計 UI/UX，將複雜的行銷活動類型整理，並有系統的規劃到介面上，大幅提升客戶操作行銷活動的便利性．
3. 數位轉型
「數位轉型」是建立在數位化、數位優化的基礎之上，運用「數位化系統」結合「商業模式」的改變，來為企業解決問題。不過，想要跟上時代演進、求新求變，策略手段就不再只是導入新科技，更是要以「改變企業商業邏輯」與「提升組織文化思維」的方向去優化。
實際案例：
案例1. 知名跨國電競公司，在歐美等主要市場硬體的銷售都有不錯的業績。但是過往軟體開發與硬體脫鉤，無法提供整體的軟硬整合體驗。雲端互動在這個案例中，不僅協助客戶規劃軟體開發項目，提供耳目一新的產品設計，讓業主在競爭激烈的電競產業中抓到消費者的目光．除此之外，我們也提供從設計到開發一條龍服務，提供實用性的建議，免去客戶走冤枉路，花費不避要的預算．
案例 2.全國知名的工程公司，在幾年前啟動數位轉型專案。在這個案例中總部的高層主管希望透過軟體、App 的建置來提升工程檢核品質，未來則希望儲存的資料可以作為預警的數據分析應用。然而，第一線的工程師因為有正在執行的專案，導致協助公司匯「整理資料」這個任務，短期內看不到明顯的產出，卻加重人員工作的負擔。
因此，過往我在軟體開發商的經驗，在專案初期，規劃了一段「使用者研究」的時間，與第一線的工程師了解在品質檢核過程中需要處理的文書作業及圖檔、圖像資料。過往上述眾多文數作業因為檔案散落在不同平台還需要額外的時間整理，導致資料彙整不齊全，甚至有出錯的可能。
透過設計開發團隊，在了解整體作業流程後，設計了一套品質檢核的數位流程，協助他們整合資料與照片，並快速產出文件。這樣不但讓工程師有更高意願願意使用，也同時達到管理階層的目標。
小結：
數位化的趨勢已是眾所皆知，過去因為台灣人民勤奮努力，也有充足的勞動力可以用人工處理，但在國際化、少子化的雙重挑戰之下，企業需要做到有效率的數位轉型並不容易。
憑藉著過去超過 15 年以上的軟體設計開發經驗．我能從協助組織商業目標對焦，到數位化軟體設計、開發、環境建置，以及系統上線後的保固、維運都能替您的企業提供更高效率的數位轉型工具。
希望今天的文章能對企業想要數位轉型，有所幫助，我們下次見!
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