管理學院背景學生第一份工作的可能 — 專案管理師(Project Manager)
這星期一(5/27)，受彰化師範大學大企管系教授江家瑜教授的邀請，與企管研究所的同學們分享了這幾年我在公司進行專案管理的經驗。時間回到今年2月年假的時候，與家瑜教授連絡上，聊天的過程中，我們談到了如何引發學生對學習的熱誠以及如何對未來的工作做好準備的話題，於是一起發想了這次演講的題目，希望可以讓學生儘早知道業界工作的狀態，讓他們能在未來的職涯準備有些幫助。
我們公司的一位PM就是企業管理系背景。在她有條理的規劃下，許多原本散落在各處的任務都漸漸上了軌道。這次的演講便是以她為背景所建構。接下來，就讓我們來看看PM工作內容有哪些？個人的特質是什麼？需要什麼樣的技能，才能在新手圈中脫穎而出？
PM的工作內容與人格特質
PM的工作內容，可以分成兩大部分：一部分是整理資料，撰寫規格書，接著，做每個任務的排程。另一部分，PM需要在公司各個部門之間遊走，在各個會議間尋求共識，並且讓每個「利害關係人」了解自己的工作內容，若有疑問也能在溝通的過程中想辦法排解問題。此外，這個角色需要有成本計算的概念，讓每個專案的任務都可用數字量化的方式去呈現。最後，PM最常處理的是「人」的問題，如果你有不屈不饒的精神，希望讓每個人發揮最大的價值，將會很適合PM這個職務。
如果以時間軸來看，PM一天可能會經歷哪些行程？
09:00~10:00 確認今天待完成的文件有哪些
10:00~11:00 與行銷部會議確認需求
11:00~12:00 與研發部工程師討論新版bug如何處理
13:30~14:00 整理工程師解決方案優先順序
14:00~15:00 與客服部開會討論客訴項目處理
15:00~16:00 整理客訴項目類型
16:00~17:00 與設計部開會討論客訴中有關使 用者體驗的問題
17:00~18:00 整理使用者體驗問題優先順序從上面這張行程表中可以發現，這一天PM與行銷部、研發部、客服部、設計部成員都有接觸，並且在接觸完之後，會立即做紀錄。
當然，這份行程表還算是一個理想的樣子，實際上PM的工作時間，可能會被切割成20~30分鐘為單位。我們公司內部的PM就跟我說能夠以小時為單位進行工作，是一件很幸福的事。
PM的硬技能
接下來，我們聊到PM需要哪些硬技能可以讓各部門成員發揮自己的價值？我認為一個新手PM需要的3項硬技能包括
1.條列式說明事務的能力
2.數據梳理的能力
3.資料建檔的能力
- 條列式說明事務的能力
當一家公司在處於新創階段的時候，大部分的事情都可以靠口耳相傳，決定事情該怎麼做。但是超過5個人以上的團隊，文字描述的能力就變得相當重要。這當然不是說每個人都要會寫出文情並茂的文章，而是要能夠把事情講清楚。比如說我們以下面這個高中英文課程「扭轉奇績」網頁為例：我們可以把這個網頁分成許多區塊，每個區塊裡邊，再去切割成細部的內容描述。
從網頁的最上方，我們可以往下做區塊的切割：
Section 1.Header
Section 2.選擇「扭轉奇績」，高中英文突飛猛進
Section 3.家長帳號登入，隨時掌握孩子學習進度
Section 4.考點分級，適合不同程度學習
Section 5.專利系統，學習複習一次到位...如果我們再把Section 3.「家長帳號登入，隨時掌握孩子學習進度」細細來看，這個Section又分成三個內容小區塊，
a.成績報表，一目瞭然
b.學習進度，追蹤掌握
c.單字實力，數據策略
每個小區塊，都需要對應的圖示說明。
每個說明，可能又需要再描述想要呈現的內容是什麼？這樣才能方便設計師去做圖示的視覺設計。
2.數據梳理的能力
軟體公司，特別是像我們這樣的B2C公司，我覺得能夠快速應變市場變化的原因，主要原因觀測到用戶使用產品的行為資料。比如說我們在這個月攻其不背App(iOS，Android)新改版上架。在改版之前，團隊做了一個調查，觀察希平方付費的用戶，在不同平台上作業系統的使用比率。
比如說以下是我們觀察到的使用者的資料
iOS 各版本的安裝比例，包含目前市場的佔本 及 最近 7 天 更新/打開攻其不背 app 的裝置概要：iOS 12: 80% 以上
iOS 11: 10% 上下
iOS 10&以下：5% 左右
根據上面的資料，我讓現場的同學們去思考
「假如，你是老闆，你要怎麼決定目前新版的App作業系統要支援到哪一個版本？」
一位同學說：「我覺得只要支援到iOS 11就可以了。」「剩下的5%可能會花費公司蠻多資源的。」
另外一位同學說：「我會想要做到iOS 10&以下那個區塊」「萬一那5%的人在網路上抱怨，讓公司留下不好的名聲，這樣不是對公司有很大的傷害嗎？」
其實，這個問題沒有所謂的正確答案。PM可以從公司的資源分配來思考，如果有足夠的資源，當然支援版本越多越好。但若考量到工程師的資源，是否能夠在有限的時間內，照顧那麼多版本的機型？這又會有另外的變數。在公司實際的經營上，就是在眾多不同條件之中，去選擇一個最可能的解法。
3.資料建檔的能力
資料建檔的能力，是PM蠻被看重的能力。也許可以從日常生活中的行為來思考，「你是怎麼整理出國旅行的行李箱？」你可能會依照物品不同的類別進行分類，衣物、盥洗用品、吹風機、拖鞋、隨身物品、零食。也有可能依照使用的頻繁次數，選擇擺進行李廂的順序。這些在實體世界中的選擇方式，在虛擬世界依然用得上。當你因為工作的需求而產生一個檔案之後，你可能會思考它是什麼類型？會多常使用？如果好巧不巧，實在不知道怎麼分類，現場有同學分享可以先建立一個雜項資料夾，不知道怎麼分類的檔案就先放在裡邊，過一陣子再回來檢查它應該歸屬之類別。
PM的軟技能
除了前述的3項硬技能，我們接下來要來聊聊4個PM必備的軟技能：
1.組織能力
2.問問題的能力
3.工作優先順序排序
4.引導老闆朝解決方案前進
這些能力在組織中，都相當重要。「組織能力」讓PM能夠有條理的帶領大家前進。當需求不明的時候，PM可以運用這些「問問題」的技巧，聆聽不同部門的需求。接著，依照公司目前資源分配的狀況，去調整工作「優先順序」的排列，最後「引導老闆朝解決方案前進」。
1.組織能力
其實「組織能力」這個名詞常在各個不同的領域聽到。在籃球場上，組織能力好的球員會讓整個球隊發揮出更棒的化學效應。例如，小皇帝King James詹姆士，在球場上可以帶領其他隊友，做好穿針引線的工作。但在日常生活中，要怎麼訓練自己的「組織能力」呢？讓我用一個比較貼近碩士學生的問題問起
「你是怎麼找到與你論文題目相關的資料？找到之後你怎麼整理？」
一位女同學說：「通常我會留意一下跟我想要做的論文題目相關的關鍵字，然後把些關鍵字對應的文章蒐集起來，之後，如果我要做文獻探討的話，就會比較容易一些。」
聽起來這位女同學，要完成未來的碩士論文應該不會是問題。
2.問問題的能力
去年5月，我看了哈佛商業評論一篇報導「問對問題力量大(The Supring Power of Questions)」開始對如何問出高質量的問題感到好奇，
「大多數人不明白，問大量問題可以促進學習，並改善人際關係。」
在文章中提到，問問題可以分成封閉型問題、追問型問題、開放型問題，當這幾個問題類型都有規劃之後，再去思考問題的排列順序。前陣子「復仇者聯盟4 — 終局之戰」席捲全球電影院，打破了無數的票房紀錄，全球票房收入超過26億美元，成為2019年最賣座的電影。
「你們最近有看復仇者聯盟4了嗎？」
在許多舉手的同學中，我挑出了一位同學，繼續接著問
「你覺得這次電影劇情如何啊？」
「蠻流暢的，把好多超級英雄放在同一個故事，可是又不會覺得很雜亂。」
最後，我詢問了他一個開放型問題
「你覺得劇情中，哪一個部分讓你印象深刻？」
在短短的3分鐘內，就可以快速運用問問題的能力，從封閉型問題開始，馬上接著使用追問型問題，最後利用開放型問題結束這次的對話。在短時間內得知對方對於「復仇者聯盟4」這部電影的看法。當然，在工作中，可能不一定那麼順暢。每個部門所擁有的資訊並不對稱，需要PM運用更多的耐心與技巧，挖掘出對方的需求。
3.工作優先順序排列
首先，我讓學生做兩個練習。
第一個練習：
以下9個項目，請學生依照緊急、重要與否的四象限圖表，標注自己認為每個項目應放入的位置。
- 立即可帶來營收的新產品
- 研發部內部訓練
- 突如其來的飯局
- 行銷活動的規劃
- 新內容的產出
- 其他公司的合作需求
- 新版本上線後學員無法登入
- 3個月以後的產品規劃
- 內部CRM系統改良
第二個練習：
即將到來的暑假，老闆有4個專案想要同時上線，如果你是PM的話，你會如何排列優先順序？
- 既有產品App更新上線活動
- 暑期贈送最多課程的活動
- 歷經10個月打造的新產品App上線活動
- 下個新App的開發案
現場同學有不同的答案，有人選擇把「既有產品App更新上線活動」放在第一位，原因是先顧好老本，把產品顧好了，再去進行「暑期贈送最多課程的活動」。也有人選擇「暑期贈送最多課程的活動」擺在第一位，因為公司應該會希望創造最大的營收利益，所以，要先推出活動。
這兩個方向，其實都是可能的選項，通常決定的基礎，在於當下那個決定是最適合公司手上資源的安排。
4.引導老闆朝解決方案前進
當優先順序排列出來之後，PM有一個很重要的任務，便是提供完整的資訊讓老闆做決定。一般來說，會根據目前不同專案的進度，以及老闆想要做到的deadline去做調整。讓老闆可以很清楚的知道，每項專案所能帶來的價值。這樣老闆做決定的時候，能夠更有信心。
人生其實也是一種專案管理
有了3項硬技能，以及4項軟技能，一個專案管理師該有的基本能力都具備了。
演講的最後，我用了一張迴旋上升的樓梯來說明專案管理與人生的關係，
「人生就像一直在做專案管理，不停迭代，尋找更好的自己。」
在同一個地點，每爬升一階樓梯，從窗戶看出去的風景，就有所不同。如果選擇繼續爬這個樓梯，實際上爬了一圈之後，又會看到同樣的風景，只是這一次，是在更高的樓層，用一個更宏觀的角度，去看窗外的風景。不停迭代，尋找更好的自己。
演講照片花絮
節錄幾張照片花絮
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